Şirket büyüdükçe araç ihtiyacı da artıyor. Filo araç kiralama, şirketlerin araç satın almadan ihtiyaç duyduğu filoya ulaşmasını sağlarken bakım, sigorta, lastik ve hasar yönetimi gibi süreçleri de sözleşme kapsamında daha planlı yürütmesine imkan veren kurumsal bir çözüm sunuyor.
Türkiye'de bu model artık oldukça büyük bir pazara sahip. Şirketler için araç kiralama, geçici bir ulaşım çözümünden çok işletmelerin araç ihtiyacını yönetme biçimlerinden biri haline gelmiş durumda. Peki filo kiralama nedir, kaç araçtan itibaren anlamlı hale gelir, şirketinize gerçekten ne kazandırır ve sözleşmeye imza atmadan önce nerelere bakmanız gerekir? Baştan başlayalım.
İşin operasyonel tarafı da tam burada devreye giriyor. Operasyonel araç kiralama dediğimiz modellerde bakım, sigorta, lastik, yol yardım, hasar yönetimi ya da ikame araç gibi hizmetler sözleşmenin içine eklenebiliyor.
Ama “filo” kelimesi kafanızı karıştırmasın. Kapının önünde elli araç sıralı büyük şirketlerden bahsetmiyoruz her zaman. İki üç aracı sürekli kullanan küçük bir işletme için de kurumsal kiralama gayet mantıklı olabilir. Mesele araç sayısından çok kullanım biçimi.
Filo planınızı yaptınız, kaç araca ve hangi segmente ihtiyacınız olduğunu netleştirdiniz. Şimdi sıra doğru araçları seçmekte. QCAR Mobilite’nin farklı kullanım ihtiyaçlarına uygun araç filosunu inceleyin, şirketiniz için en uygun seçenekleri karşılaştırın.
Bu üç kavram günlük konuşmada birbirinin yerine kullanılıyor ama aralarında ince farklar var, karıştırmamak lazım. Kurumsal araç kiralama, şirket adına yapılan kiralamanın en geniş tanımı diyebiliriz. İki günlük bir toplantı için şirket adına araç kiralamak da buna girer, üç yıllık saha filosu da. Uzun dönem araç kiralama ise aracın aylar, yıllar boyunca kullanıldığı modeli anlatıyor.
Filo kiralama genellikle şirketin düzenli araç ihtiyacını daha kapsamlı yönetmeye odaklanıyor. Araç temininin yanına bakım, sigorta, lastik, hasar ve ikame araç gibi operasyonlar da eklenebiliyor. Yani isme değil paketin içeriğine bakın. “Uzun dönem” yazıyor diye her sözleşmenin aynı operasyonel hizmetleri içerdiğini düşünmeyin, çoğu zaman içermiyor.
“Kaç araç alınca filo olunur?” sorusuna piyasada net bir rakam bulmak zor. Bazı kiralama şirketleri tek araçlık uzun dönem kurumsal çözümler sunarken bazıları teklifi araç adedine, süreye veya şirket büyüklüğüne göre kuruyor. Yani filo kiralama minimum araç sayısı için herkesi bağlayan sabit bir eşik yok.
Üç aracınız var ama her ay servis, sigorta, lastik, hasar, kullanıcı takibiyle uğraşıyorsanız filo çözümü sizin için işe yarayabilir. On aracınız var ama kullanım çok dönemsel ilerliyorsa başka bir model daha uygun olabilir. Karar verirken şu sorular gerçekten işe yarıyor:
Bu sorulara verdiğiniz cevaplar, “kaç araçtan sonra filo kiralama avantajlı” sorusunun size özel cevabını çıkarıyor zaten.
Filo kiralamayı şirket büyüklüğüne göre değerlendirmek çok gerçekçi olmayabilir. Beş kişilik bir işletmenin sahada dört personeli olabilir. Elli kişilik başka bir şirket araç ihtiyacını ayda birkaç gün yaşayabilir. Kullanım senaryosu çok daha anlamlı bir ölçüt.
Satış temsilcileri gün boyu müşteri ziyareti yapıyorsa araç artık bir yan hak değil, işin temel aracı haline geliyor. Burada aracın sürekli çalışır durumda olması, bakım zamanlarının aksatılmaması ve arızada hızlıca ikame araç gelmesi kritikleşiyor.
Montaj, bakım, servis veya teknik destek ekipleri için doğru araç seçimi işin yapılış biçimini doğrudan etkiliyor. Bazı ekip için ekonomik bir binek yeterken, ekipman taşıyan personel için daha geniş bir araç ya da hafif ticari gerekebilir.
Şubeleri, bölge müdürlükleri veya farklı şehirlerde saha ekipleri olan şirketlerde araçları tek tek satın alıp yönetmek gerçek bir operasyon yükü yaratıyor. Merkezi bir filo modeli araç politikasını ve maliyetleri daha düzenli takip etmeye yardımcı olabiliyor.
Yeni bir proje başladı, dokuz ay boyunca 15 kişilik ekip sahada araç kullanacak diyelim. Proje bitince aynı sayıda araca ihtiyaç kalmayacaksa satın alma kararı sizi gereğinden fazla araca bağlar. Bu tür durumlarda kiralama daha esnek bir çıkış yolu.
Küçük ve orta ölçekli işletmeler için asıl mesele çoğu zaman sermayenin nereye gideceği. Araç almak için büyük bir nakit çıkışı yapmak yerine periyodik kira gideriyle ilerlemek, kaynağı stok, personel veya büyüme tarafında tutmaya yardımcı olabilir.
Filo kiralama süreci “Kaç araç istiyorsunuz?” sorusuyla başlayıp fiyat teklifiyle bitmiyor. İyi kurulmuş bir filo, şirketin gerçek kullanım biçiminin doğru analiz edilmesiyle başlıyor.
İlk iş araç listesi çıkarmak olmasın. Önce ihtiyacı çıkarın. Diyelim şirketinizde 15 saha çalışanı var. Bu otomatik 15 araç demek değil. Her çalışan her gün dışarı çıkıyor mu? Aynı bölgede çalışan ekipler aracı paylaşabilir mi? Bazı personel haftada yalnızca iki gün mü sahada? İhtiyaç analizi atlanarak kurulan filo, birkaç ay sonra park yerinde bekleyen araçlara dönüşebilir; bunu gördüm çok kez.
Filo planlamasındaki klasik hatalardan biri pozisyona göre araç seçmektir. Müdür SUV kullanır, satış temsilcisi sedan kullanır gibi otomatik kalıplar... Bunun yerine aracın nerede, nasıl kullanılacağına bakmak çok daha sağlıklı.
Şehir içinde yoğun çalışan bir satış personeli için düşük tüketimli kompakt bir araç daha mantıklı olabilir. Haftada iki kez 500 kilometrelik rota yapan ekipte konfor ve yakıt ekonomisi öne çıkar. Kırsalda çalışan teknik ekip içinse yerden yüksek bir araç gerekebilir. Kısacası araç işin ihtiyacına uysun, işe araç uydurulmasın.
Filo teklifinin fiyatını en çok etkileyen iki değişken kiralama süresi ve kilometre. Yıllık 15 bin kilometre yapacağını düşündüğünüz araç 35 bine ulaşırsa sözleşme sonunda ciddi kilometre aşım bedeli çıkabilir.
Tersi de mümkün. Gereğinden yüksek kilometre paketi alırsanız hiç kullanmadığınız kapasite için para ödemiş olursunuz. Geçmiş araç veriniz varsa kullanın. Yoksa ekiplerin haftalık rotalarından yaklaşık bir hesap çıkarın, tahmini bile olsa boş bir tahminden daha iyidir.
İki teklif düşünün. Birincisi araç başına ayda daha ucuz. İkincisi biraz pahalı ama bakım, lastik, geniş sigorta kapsamı ve daha uzun ikame araç süresi içeriyor. İlk bakışta ucuz görünen paket yıl sonunda daha pahalıya gelebilir, bunu gözden kaçırmayın.
Filo kiralama tekliflerini karşılaştırırken aylık kira bedelinin yanına şunları da koyun:
Teklif netleşince araçlar, süre, kilometre ve hizmet kapsamı sözleşmeye bağlanıyor. Teslim sırasında araçların mevcut durumunu mutlaka kayıt altına alın. Çizik, hasar, kilometre, varsa ekipman bilgisi teslim tutanağında yer almalı.
Araçları farklı çalışanlar kullanacaksa şirket içinde basit bir zimmet ya da kullanıcı takip sistemi kurun. Hangi aracın kimde olduğunu sonradan aramak, filo yönetiminin en can sıkıcı zaman kayıplarından biri.
Filo kiralamanın şirket için asıl değeri araç teslim edildikten sonra ortaya çıkıyor. Bakım zamanı geldiğinde ne olacak? Kaza yapan çalışan kimi arayacak? Lastikler ne zaman değişecek? Araç serviste kalırsa ikame araç kaç günde gelecek? İyi bir sözleşme bu soruların cevabını baştan veriyor.
“Filo kiralama aylık ne kadar?” diye tek bir rakam arıyorsanız, işi biraz zorlaştırıyorsunuz demektir. Aynı araç için iki şirketin aldığı teklif bile kullanım koşullarına göre farklı çıkabiliyor. Filo kiralama fiyatlarını başlıca şu unsurlar etkiliyor:
Özellikle kilometre ve süreyi hafife almayın. Aylık fiyatı birkaç yüz lira düşürmek için gerçek kullanımın altında kilometre seçerseniz, sözleşme sonunda çıkan aşım faturası bütün hesabı bozabilir.
Araç başına filo maliyetini hesaplarken kira bedelinin yanına olası kilometre aşımını, kapsam dışı hasarı, yakıtı, HGS'yi ve diğer kullanıcı giderlerini de eklemek çok daha gerçekçi bir tablo çıkarıyor.
Filo kiralamanın avantajlarını sadece “araç satın almamak” üzerinden anlatırsak işin yarısını atlamış oluruz. Asıl fark finansman, zaman ve operasyon tarafında ortaya çıkıyor.
10 araçlık bir filo satın alsanız, araçlar daha trafiğe çıkmadan ciddi bir sermaye otomobillere bağlanmış olur. Kiralamada ise periyodik ödeme yapılır, kalan kaynağı stok, yeni şube veya büyümeye ayırabilirsiniz.
Bir aracın masrafı satın alma günü bitmiyor; bakım, sigorta, lastik, vergi derken liste uzuyor. Bu kalemlerin bir kısmı sözleşmeye dahil edilince aylık maliyet daha öngörülebilir hale gelebiliyor.
Beş araçta hissedilmeyen operasyon, 30 araçta ayrı bir iş haline geliyor: bakım takibi, lastik değişimi, kaza dosyası, muayene tarihi... Bu işlerin bir kısmı sağlayıcıya geçince ekibin üzerindeki idari yük azalabilir.
Araç servise girdiğinde mesele yalnızca tamir faturası değil, çalışan ertesi gün nasıl gidecek, o da bir soru. Sözleşmede yeterli bir ikame araç hizmeti varsa mobilite devam edebilir.
Şirket araçları yenilenince eski araçların satışı; ekspertiz, ilan ve devir süreçleri ayrı bir operasyon yaratır. Kiralık filoda araç sözleşme sonunda iade edilir, ikinci el değeri ve satış organizasyonu sizin işiniz olmaktan çıkar.
Araçlar uzun yıllar kullanılınca bakım maliyeti artar, teknoloji eskir. Uzun dönem araç kiralama, sözleşme dönemleri sonunda filonun planlı biçimde yenilenmesine imkan verir.
Herkes için aynı cevap çıkmıyor. Kullanım biçimi, sermaye yapısı, araçların kaç yıl tutulacağı ve şirketin araç operasyonunu kendi içinde yönetme kapasitesi sonucu değiştiriyor.
Filo kiralamada ilk nakit ihtiyacı daha sınırlı olabilirken satın almada araç bedeli için yüksek kaynak gerekir. Mülkiyet kiralamada kiralama şirketinde, satın almada şirkette kalır.
Aylık maliyet kiralamada sözleşmeyle daha öngörülebilir olabilirken, satın almada bakım ve diğer giderler dönemsel olarak değişir. Bakım yönetimi kiralamada pakete göre kiralama şirketine, satın almada şirkete aittir; ikinci el değer riski de aynı şekilde kiralamada kiralama şirketinde, satın almada şirkette kalır.
Kilometre sınırı kiralamada sözleşmede bulunabilirken satın almada böyle bir sözleşmesel sınır yok. Erken çıkış kiralamada ek bedel yaratabilir, satın almada ise araç satılarak filodan çıkarılabilir. Dönem sonunda kiralık araç iade edilir, satın alınan araç ise şirketin varlığı olarak kalır.
Araçları 8-10 yıl kullanmayı planlayan ve bakım operasyonunu zaten kendi bünyesinde yürüten bir şirket satın almayı daha mantıklı bulabilir. Filosunu üç-dört yılda bir yenileyen, sermayesini ana işinde değerlendirmek isteyen ve araç operasyonuyla uğraşmak istemeyen bir işletme ise kiralamaya daha yakın durur genelde.
Kararı aylık kira bedeliyle satın alma taksitini yan yana koyarak vermeyin, toplam sahip olma maliyetine bakın.
Binek otomobillere ilişkin yakıt, bakım ve benzeri cari giderlerde de mevzuatta gider kısıtlamaları var. GİB açıklamalarına göre bu giderlerin, ilgili istisnalar dışında, en fazla yüzde 70'i gelir ve kurumlar vergisi açısından gider olarak dikkate alınabiliyor.
Yani vergi avantajı, şirketin faaliyetine, kiralanan aracın niteliğine, kira tutarına ve yürürlükteki mevzuata göre değerlendirilmeli, tek bir cümleyle geçiştirilecek bir konu değil. Burada mali müşavirinizi mutlaka devreye sokun. 10 araçlık bir filo sözleşmesinde küçük görünen bir vergi detayı, yıl sonunda hiç de küçük olmayan bir rakama dönüşebilir.
Teklif güzel, araçlar güzel, aylık fiyat bütçeye uyuyor. Tam bu noktada sözleşmeyi hızlıca imzalamak cazip geliyor, biliyorum. Ama asıl para kaybettiren maddeler genelde sayfanın alt tarafında saklı.
Filo planınızı yaptınız, kaç araca ve hangi segmente ihtiyacınız olduğunu netleştirdiniz. Şimdi sıra doğru araçları seçmekte. QCAR Mobilite’nin farklı kullanım ihtiyaçlarına uygun araç filosunu inceleyin, şirketiniz için en uygun seçenekleri karşılaştırın. QCAR araç filosunu hemen inceleyin!
12:00
12:00
Trafik kazasından sonra aracınız servise girdiğinde hayat bir anda durmuyor. İşe gitmeniz, çocukları okula bırakmanız, şehir dışında bir toplantıya yetişmeniz ya da günlük işlerinizi sürdürmeniz gerekebilir. Aracın onarımı birkaç gün sürecekse akla gelen ilk sorulardan biri de şu oluyor: Kaza sonrası araç kiralama bedelini kim öder?
Devamını Oku
Araç kiralarken çoğumuz önce fiyata bakarız. Oysa kiralamanın asıl kurallarını fiyattan ziyade imzaladığınız araç kiralama sözleşmesi belirler. Kaç kilometre kullanabileceğiniz, küçük bir çizik için ne ödeyeceğiniz, depozitonun ne zaman iade edileceği, aracı geç getirirseniz ne olacağı… Hepsi o metinde yazar.
Devamını Oku
İstanbul’dan aracı aldınız, tatil Antalya’da bitti, dönüş uçağınız da Antalya’dan. Aracı sırf aldığınız şubeye geri götürmek için yüzlerce kilometre yol yapmanız gerekmiyor. Tek yön araç kiralama, aracı aldığınız noktadan farklı bir şehir veya şubede teslim etmenize imkan veriyor. Ancak bu kolaylığın karşılığında çoğu zaman araç kiralama tek yön ücreti adı verilen ek bir bedel çıkıyor.
Devamını Oku