Araç Kiralama Faturası Nasıl Kesilir? Süreç ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Araç kiralama hizmeti aldıktan sonra mali süreçlerin en önemli ayağını faturalandırma oluşturur. Özellikle kurumsal kiralamalarda vergi avantajından yararlanmak ve gider gösterimi sağlamak için faturanın doğru bilgilerle, yasal sürelere uygun şekilde kesilmesi kritiktir. QCAR Mobilite olarak, profesyonel kiralama deneyiminin bir parçası olan faturalandırma sürecindeki detayları sizler için derledik.

Araç Kiralama Faturasında Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?

Bir araç kiralama faturasının geçerli ve muhasebeleştirilebilir olması için belirli bilgileri eksiksiz içermesi gerekir. Rezervasyon aşamasında bu bilgilerin doğruluğundan emin olmanız, sürecin hızlanmasını sağlar.

• Kurumsal Bilgiler: Şirket adına kesilecek faturalarda tam ticari unvan, vergi dairesi ve vergi numarası bilgileri bulunmalıdır.
• Hizmet Detayları: Faturada kiralanan aracın plaka bilgisi, kiralama tarih aralığı ve gün sayısı net bir şekilde belirtilir.
• Maliyet Kalemleri: Sadece günlük kira bedeli değil; varsa ek sürücü, sigorta paketleri, bebek koltuğu gibi ek hizmetler ile yakıt eksikliği bedelleri ayrı kalemler olarak faturada yer alabilir.
• Geçiş ve Ceza Bedelleri: HGS otoyol geçişleri ve trafik cezaları genellikle kiralama sonrasında yansıdığı için bu kalemler için ek fatura düzenlenebilir.

Faturalandırma Süreci Nasıl İşler?

Araç kiralama işleminde fatura kesim zamanı genellikle hizmetin tamamlanmasıyla senkronize ilerler.

• Rezervasyon ve Ön Ödeme: Online rezervasyon sırasında ödeme yapıldığında, ön bilgilendirme formu ve ödeme dekontu oluşturulur.
• İade Sonrası Kesinleşme: Araç iade edildikten sonra son kontroller (yakıt, kilometre, hasar durumu) yapılır ve kiralama süreci resmi olarak kapatılır.
• Fatura İletimi: Güncel sistemlerde e-fatura veya e-arşiv fatura tercih edilir. İade işleminin ardından fatura, kiracının sistemde kayıtlı e-posta adresine veya kurumsal portalına otomatik olarak iletilir.

Kurumsal Kiralamalarda Vergi Avantajı

İşletmeler için araç kiralama faturası, ciddi bir maliyet yönetimi aracıdır.

• Gider Gösterimi: Kiralama faturasının tamamı veya yasal sınırlar dahilindeki bir kısmı doğrudan gider olarak kaydedilebilir.
• KDV İndirimi: Faturada yer alan Katma Değer Vergisi (KDV), şirketlerin vergi beyannamelerinde indirilecek KDV olarak değerlendirilebilir.
• Operasyonel Kolaylık: Bakım, sigorta ve MTV gibi kalemler kiralama şirketinin maliyetinde olduğu için, kullanıcı tek bir fatura ile tüm bu operasyonel giderleri yönetmiş olur.

Önemli Hatırlatma: Fatura bilgilerinde değişiklik yapılması gerekiyorsa, bunu mutlaka aracı teslim almadan önce veya rezervasyon aşamasında yetkililere bildirmelisiniz. Teslimat anında imzalanan sözleşmedeki bilgiler fatura için esas kabul edilir.

Hızlı, şeffaf ve kurumsal standartlara uygun faturalandırma süreçleriyle yola çıkmak için QCAR Mobilite'nin geniş araç filosunu inceleyebilir, bütçenize en uygun seçeneği dakikalar içinde rezerve edebilirsiniz.